Monissa tilanteissa ulkoistaminen tuo mukanaan runsaasti positiivisia asioita. Se voi auttaa tehostamaan yrityksen toimintaa ja jopa tekemään siitä entistä joustavampaa. Ulkoistaminen kannattaakin monissa tilanteissa, mutta aivan kaikissa tilanteissa se ei ehkä ole paras mahdollinen valinta. Pohdimme tässä artikkelissa tilanteita, joissa yrityksen kannattaa ulkoistaa tiettyjä toimintojaan ja kerromme myös sellaisista tilanteista, joissa ulkoistaminen ei välttämättä ole paras mahdollinen valinta.

Tilanteita, joissa yrityksen kannattaa ryhtyä ulkoistamistoimiin

Yrityksen kannattaa yleensä ryhtyä ulkoistamistoimiin kun se pyrkii alentamaan kustannuksia. Tämä voi tapahtua esimerkiksi verkottumisen kautta. Ulkoistaminen kannattaa yleensä myös silloin, kun yritys pyrkii lisäämään tuotannon määrää sekä laatua. Se voi olla ratkaisu tilanteessa, jossa yritys haluaa välttää hankalat toiminnot ja esimerkiksi oikeudellisen vastuun tai kun se haluaa pienentää erityisosaamista omaavien työntekijöidensä määrää. Monissa tilanteissa esimerkiksi HR kannattaa ulkoistaa, jotta se tulee hoidettua asianmukaisesti, HR:ään erikoistuneiden toimijoiden toimesta.

Ulkoistamisen avulla yritys voi ylläpitää pientä ja homogeenista työvoimajoukkoa sekä luoda mielikuvia. Ulkoistaminen voi auttaa yritystä riskeistä selviytymiseen. Lisäksi siitä voi olla hyötyä taloudellisesti epävarmoina aikoina. Ulkoistamisen kautta yritys voi saada konsultointiapua ja ohjausta. Samalla yritykselle jää entistä enemmän aikaa erikoistua sen omaan ydinosaamiseen ja luomaan sekä toiminnastaan että organisaatiostaan entistä joustavamman.

Millaisissa tilanteissa ulkoistamistoimet eivät kannata

Aivan kaikissa tilanteissa ulkoistamistoimet eivät kuitenkaan kannata. Jos edellisessä kappaleessa mainituille eduille ei nähdä tarvetta, ei ulkoistamistoimiin kannata ryhtyä. Myöskään yrityksen ydintoimintoja ei yleensä kannata ulkoistaa. Joissakin tapauksissa ulkoistaminen saattaa lisätä turvallisuusriskejä, jolloin ulkoistaminen ei tietysti ole järkevää.

Ulkoistaminen vaatii tapauskohtaista harkintaa

Ulkoistamisen mielekkyyttä tuleekin aina miettiä tapauskohtaisesti eikä sen koskaan tulisi olla itseisarvo. Aina on myös hyvä muistaa, että ulkoistamiseenkin liittyy sekä haasteita että haittoja, ja että onnistunut ulkoistaminen edellyttää monenlaisia taitoja. Se vaatii myös luottamusta ja sitoutumista eikä ulkoistamiseen pitäisikään suin päin rynnätä ennen vakavaa ja moniulotteista pohdintaa. Aina ennen ulkoistamispäätöksiä on hyvä pohtia realistisesti ja rehellisesti, millaisia vahvuuksia, mahdollisuuksia, heikkouksia ja uhkia ulkoistamiseen liittyy ja mitä sen kautta lähdetään tavoittelemaan.