HR-palveluilla tarkoitetaan kaikkia yrityksen henkilöstöön liittyviä asioita, tuleehan tämä termikin englanninkielisistä sanoista Human Resources. Nämä asiat saattavat tuottaa melkoisesti työtä yrityksen sisällä, varsinkin jos osaamista ei ole riittävästi. Tämä ongelma saattaa korostua erityisesti pienissä ja keskikokoisissa yrityksissä, joissa työntekijöiden määrä on muutamia kymmeniä. Suurilla yrityksillä, joilla on satoja tai jopa tuhansia työntekijöitä, on yleensä oma isompi HR-osasto, jolla on myös yleensä HR-puolen koulutuksen omaavaa henkilökuntaa. Tämä mahdollistaa sen, ettei jonkin muun osaston työntekijän tarvitse hoitaa HR-asioita oman päivätyönsä ohessa. HR-palveluiden ulkoistaminen saattaa silti olla hyvä vaihtoehto isommallekin yritykselle, sillä kyseessä on isompi kokonaisuus, joka voidaan helposti irrottaa muusta yrityksen toiminnasta. Jos siis kaivataan helppoa ratkaisua, voi ulkoistaminen olla hyvä ratkaisu niin pienemmälle kuin suuremmallekin yritykselle.

Ulkoistaminen tuo helppoutta

Ulkoistaminen saattaa helpottaa yrityksen arjen pyörittämistä monella tapaa. HR-palvelut pitävät sisällään monenlaisia työtehtäviä aina työntekijöiden rekrytoinnista ja koulutuksesta palkanmaksuun. Voi siis olla järkevää ulkoistaa ainakin osa tästä kokonaisuudesta. Jos pienempään yritykseen pitää rekrytoida vaikka uusi toimitusjohtaja, voi olla että yrityksellä ei ole sisäistä osaamista tätä tehtävää varten. Silloin voi olla hyvä ulkoistaa tämä hakuprosessi, jolloin ammattilaiset huolehtivat siitä, että oikeanlainen henkilö löytyy työtehtävää varten.

Lisäksi monet yritykset ovat ulkoistaneet palkanmaksun jollekin ulkopuoliselle toimijalle, jolloin yrityksen ei tarvitse käyttää sisäisesti aikaa palkkojen laskemiseen ja niiden maksuun. Näin ollen yritys voi rauhassa keskittyä ydinosaamiseensa, olipa se sitten keittiötarvikkeiden valmistus tai pilvipalveluiden konsultointi.

Monet saattavat ajatella, että HR-palveluiden ulkoistaminen on kallista ja siksi tehtävät hoidetaan sisäisesti yrityksen sisällä. Tämä on kuitenkin monesti harhaluulo ja HR-puolen asioiden hoitaminen vie yllättävän paljon aikaa. Jos yrityksessä on esimerkiksi sihteeri, jolla on hoidettavanaan paljon muitakin työtehtäviä, hänen ajastaan voi kulua iso osa HR-tehtävien hoitoon. Siinä missä ulkoinen toimija hoitaisi jonkin tehtävän puolessa päivässä, voi se viedä sihteeriltä useamman päivän työpanoksen. Tämä ei missään nimessä ole optimaalista, vaan työntekijöiden tulisi pystyä keskittymään siihen työtehtävään mihin heidät on alun perin palkattu.